Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación.
Sin duda alguna es un programa que tiene muchas ventajas si se utiliza de la manera adecuada, de lo contrario se puede enumerar infinidad de comentarios negativos en cuanto a su utilización, tales como distorción de la información o probocar aburrimiento. A continuación se presentan algunas recomendaciones al momento de utilizar este programa o crear una presentación.
1. Apóyese en material convincente, power point permite crear diapositivas que serviran para una presentación oral, no es una herramienta autónoma.
2. Simplifique, las presentaciones más eficaces de PowerPoint son sencillas: gráficos fáciles de comprender e ilustraciones que reflejan lo que el orador dice en cada momento.
3. Reduzca al mínimo las cifras en las diapositivas, PowerPoint resulta más eficaz con comentarios verbales que amplían e interpretan lo que hay en la pantalla en lugar de volver a leer la diapositiva.
5. Utilice las observaciones oportunamente, en un programa bien orquestado con PowerPoint se presenta una diapositiva nueva, se deja a los asistentes tiempo para leer el texto y digerirlo y, a continuación, siguen las observaciones que amplían lo que aparece en la pantalla.
6. Deje un tiempo de reposo, puede suponer un descanso visual para los asistentes, concentrar la atención en un intercambio más verbal, como una discusión en grupo o una sesión de preguntas y respuestas.
7. Utilice colores vibrantes, un contraste marcado entre el texto, los gráficos y el fondo puede resultar muy efectivo para transmitir mensajes y emociones.
8. Importe otras imágenes y gráficos, no limite la presentación a lo que ofrece PowerPoint. Utilice imágenes y gráficos externos, incluso vídeo, para mayor variedad y atractivo visual.
9. Distribuya notas al final, no durante la presentación, ningún orador quiere dirigirse a un grupo de personas que está entretenido leyendo un resumen de sus comentarios.
10. Realice modificaciones sin reparos antes de la presentación, Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corríjalo sin pensarlo dos veces.